La versión 4.4 de los Anexos y Estructuras que el Ministerio de Hacienda puso en marcha en 2025 fue, sin duda, el ajuste más grande que ha vivido la facturación electrónica costarricense en los últimos años: más de cien modificaciones al esquema XML que obligaron a todo el ecosistema a ponerse al día. Muchos pensaron que, superado ese proceso, el tema quedaría estable por un buen rato. No fue así: la Dirección General de Tributación acaba de publicar una segunda versión dentro de ese mismo marco 4.4, con cambios que cualquier empresa que emita comprobantes electrónicos en Costa Rica debería tener claros antes de que termine octubre.
En esta guía repasamos, sin rodeos técnicos innecesarios, qué trae esta actualización, para qué sirve cada cambio y qué debería revisar su empresa en las próximas semanas.
Un sistema que nunca deja de ajustarse
Vale la pena recordar que la facturación electrónica no es un proyecto que se cierra y se archiva. Es una plataforma viva que Hacienda sigue afinando conforme detecta vacíos, recibe consultas de contribuyentes o encuentra formas de mejorar el control de las operaciones comerciales del país. Cada nueva versión de los Anexos y Estructuras es, en el fondo, un ajuste al lenguaje técnico que usan los sistemas de facturación para "hablar" con Hacienda.
El propósito específico de esta versión 2 es mejorar la calidad de la información que llega a Hacienda por medio de los comprobantes electrónicos, de forma que se pueda fiscalizar mejor y se reduzcan los malentendidos entre distintos sistemas. No busca cambiar las reglas del juego, sino pulir piezas que ya existían para que funcionen con mayor exactitud.
Cédulas jurídicas con letras y números: una puerta que se abre
El primer cambio afecta los campos de identificación del emisor y del receptor de un comprobante. Muchos sistemas asumían, hasta ahora, que una cédula jurídica solo podía estar formada por números. La actualización aclara que esa regla ya no es absoluta: se permite el uso de cédulas jurídicas alfanuméricas para sociedades, según lo que en su momento defina el Registro Nacional.
Esto no es un detalle menor. El Registro Nacional ha venido evaluando esquemas de identificación que combinan letras y números para ciertas figuras jurídicas, y si los sistemas de facturación no estuvieran preparados para recibir ese formato, se producirían rechazos automáticos de comprobantes completamente válidos. Se trata, en esencia, de un ajuste preventivo: cuando el Registro Nacional active ese tipo de identificación, la infraestructura de facturación electrónica ya estará lista para procesarla sin contratiempos.
Códigos 13, 14 y 15: más precisión para anulaciones y correcciones
La nota 9 del documento de Anexos y Estructuras es el catálogo que se usa cuando un comprobante hace referencia a otro, por ejemplo al emitir una nota de crédito o débito. Antes de esta actualización, ese catálogo dejaba fuera algunos escenarios contables bastante comunes.
Los códigos nuevos son: 13 (anula documento de referencia por error material), 14 (corrige monto por error material) y 15 (sustituye comprobante electrónico por error material). Su función es permitir que el sistema indique con exactitud en qué período contable debe reconocerse el efecto de una nota de crédito o débito. Sin estos códigos, muchas empresas terminaban recurriendo a opciones genéricas que no reflejaban con fidelidad lo ocurrido en sus libros, lo que después complicaba las revisiones contables.
Códigos 16 y 17: trazabilidad para rechazos y recibos de pago
Este es uno de los cambios más prácticos de toda la actualización. El código 16 (sustituye comprobante electrónico rechazado) permite referenciar de forma correcta un comprobante que Hacienda haya rechazado previamente. Antes no existía una manera estandarizada de dejar constancia de que un documento posterior sustituía a uno rechazado. Ahora ese vínculo queda registrado directamente en la estructura del XML, lo que deja un rastro claro: emisión, rechazo, corrección y nueva emisión.
El código 17 (pago a comprobante electrónico) aplica al Recibo Electrónico de Pago, uno de los tipos de comprobante más recientes en el ecosistema costarricense, pensado para documentar el momento exacto en que se recibe un pago, sin importar cuándo se facturó el bien o servicio. Con este código, el recibo puede referenciar correctamente el pago que se aplica, cerrando el vínculo entre la factura original y el momento real del cobro.
Código 12: un ajuste fino en los efectos contables
El código 12 (nota de crédito financiera por exoneración posterior a la facturación) recibe una corrección para reflejar mejor los efectos contables del crédito. Este tipo de ajustes suele aparecer cuando, con el uso, se detecta que la descripción original permitía interpretaciones distintas entre sistemas. Aunque parezca menor frente a la llegada de códigos totalmente nuevos, un código mal aplicado en una nota de crédito puede generar diferencias entre lo que reporta el sistema de facturación y la contabilidad real de la empresa, algo que suele complicar los procesos de fiscalización.
Nota 10: códigos 19 y 20 para exportación y recibos de pago
A diferencia de la nota 9, la nota 10 identifica el tipo de documento que se referencia, no el motivo. Se agregan el código 19 (Factura Electrónica de Exportación) y el código 20 (Recibo Electrónico de Pago), que permiten señalar con precisión cuándo un comprobante apunta hacia uno de estos dos tipos de documento.
El cambio responde al crecimiento del comercio exterior costarricense y a la introducción relativamente reciente del Recibo Electrónico de Pago. Antes, los sistemas debían recurrir a categorías más generales para hacer esa referencia, con la consecuente pérdida de precisión en la información que recibía Hacienda.
Fecha límite: 1 de noviembre de 2026 (con opción de adelantarse)
Hacienda fijó como fecha límite el 1 de noviembre de 2026 para que estos nuevos códigos estén implementados en los sistemas de emisión de comprobantes electrónicos. A partir de ese día, se espera que todos los sistemas reconozcan y apliquen correctamente los códigos 13, 14, 15, 16 y 17, el ajuste al código 12, y los códigos 19 y 20 de la nota 10.
La buena noticia es que Hacienda no obliga a esperar hasta el último momento: los contribuyentes cuyos sistemas ya tengan estos cambios implementados pueden empezar a usarlos desde ahora, si lo desean. Para las empresas con altos volúmenes de facturación, adelantarse reduce el riesgo de contratiempos de último minuto cerca de la fecha límite.
Campos mejor descritos, menos ambigüedad
El último punto de esta actualización parece el más sencillo, pero no lo es tanto: Hacienda mejoró la redacción de las descripciones de los campos del documento de Anexos y Estructuras. Buena parte de los errores de implementación en facturación electrónica no viene de la complejidad técnica en sí, sino de descripciones ambiguas que llevan a que dos equipos interpreten un mismo campo de forma distinta. Una documentación más clara reduce ese margen de error, tanto para quienes ya conocen el sistema como para quienes recién se integran.
Próximos pasos recomendados para su empresa
Si su negocio emite Factura Electrónica, ya sea directamente o a través de un proveedor de sistemas, esta actualización deja una ruta bastante clara a seguir:
1. Confirme con su proveedor de facturación electrónica en qué etapa se encuentra la implementación de estos nuevos códigos.
2. Si su empresa emite con frecuencia notas de crédito, notas de débito o recibos electrónicos de pago, revise con su equipo contable cómo deberían aplicarse estos nuevos códigos, en lugar de seguir usando categorías genéricas que ya no representan la mejor práctica.
3. Si su empresa maneja comercio de exportación o recibe pagos de forma diferida respecto a la facturación, dedique tiempo ahora a entender el impacto de estos cambios, en vez de descubrirlo cuando ya sean obligatorios y quede poco margen de maniobra.
Una de las soluciones que ya tiene el API de Factura Electrónica con esta versión es www.ComprobantesElectronicosCR.com
Un cambio pequeño en tamaño, grande en impacto
Comparada con la migración completa que representó la versión 4.4 en 2025, esta actualización puede parecer un ajuste menor. Pero para las empresas que a diario emiten notas de crédito, notas de débito, gestionan comprobantes rechazados o reciben pagos mediante recibos electrónicos, estos nuevos códigos representan una mejora concreta en cómo quedan documentadas sus operaciones frente a Hacienda.
La facturación electrónica en Costa Rica sigue evolucionando, y las empresas que se mantienen al día con este tipo de ajustes, por pequeños que parezcan, suelen enfrentar menos sorpresas cuando llega el momento de una fiscalización o auditoría. Noviembre está más cerca de lo que parece, y prepararse con tiempo siempre es la mejor estrategia.